FinansiËle bestuur kan winsgewendheid verhoog
FEBRUARIE 2009

Die doel van finansiële bestuur is om voldoende kapitaal teen die laagste moontlike koste beskikbaar te stel. Sodoende kan kapitaal doeltreffend aangewend word om maksimum waarde tot die boerdery toe te voeg, met die laagste risiko vir die volhoubare voortbestaan van die boerdery.

In hierdie artikel:

• Besteding en beplanning
• Hulpmiddels beskikbaar vir finansiële bestuur
• Verwysings
 

Die moderne produsent funksioneer in ’n vinnig-veranderende węreld. Om ’n boerdery te bestuur verg geweldige dag-tot-dag insette van die produsent. Raak ’n produsent egter té betrokke by die aktiwiteite, kan hy een van die belangrikste aspekte van sy bedryf, sy finansies, afskeep.

Finansiële bestuur is nie net die skakel tussen al die aksies op die plaas nie, dit is die instrument wat help dat die boerdery doeltreffender kan funksioneer. Dit is ’n proses wat die produsent in staat stel om op die winsgewendste en maklikste manier – en met die minste risiko – sy beplande doelwitte te bereik. Sonder voldoende kapitaal om aan die behoeftes van die onderneming te voldoen in die kort, medium en lang termyn, sal alle aksies tot stilstand kom. ’n Mens moet ook besef daar is geen sin daarin om kapitaal beter te probeer benut indien die ander produksiefaktore, soos grond, arbeid en die fisieke bestuur, nie optimaal aangewend word nie.

Finansiële bestuur kan dus in kort gedefinieer word as die aktiwiteit wat omsien na al die finansiële behoeftes van die boerdery.

Voorbeelde van finansiële bestuur in boerdery sluit in:
• Die bestuur van bestuursinligtingstelsels, wat rekordhouding en finansiële state insluit;
• Die ontleding van boerderyresultate (om te meet, is om te weet);
• Finansiële beplanning en begrotings (kontantvloei en vertakkingsbegrotings);
• Die verkryging van finansiering en krediet; en
• Belastingbeplanning.

Omdat die veld van finansiële bestuur so wyd is, word slegs die funksie van finansiële beplanning en begrotings aangeraak.

Besteding en beplanning
Ten einde geld te kan maak, is dit nodig om geld te spandeer. Dit is egter belangrik om te weet hoe om die geld te spandeer en nog meer om rekord te hou van hoe geld gespandeer is. Hiervoor is ’n doeltreffende rekordhouding nodig. Die wyse van rekordhouding sal bepaal word deur die omvang van die bedryf. Die doel moet wees om bestuursinligting tydig en akkuraat te verskaf. Deur slegs staat te maak op die inligting wat jaarliks van die boekhouer ontvang word (wat in baie gevalle nie intyds is nie), kan gevaartekens te laat geďdentifiseer word, wat groot kontantvloei-druk op die boerdery kan plaas. Bestuursinligting moet intyds wees, gereeld bygewerk word en beskikbaar wees om prestasie te kan meet.
• Vir beplanning is die opstel van ’n kontantvloei-begroting noodsaaklik. Kontantvloei beteken wanneer en hoeveel geld invloei deur verkope en wanneer insetmiddele (of uitgawes) betaal moet word.
• ’n Kontantvloei-begroting word gewoonlik oor ’n tydperk van 12 tot 18 maande opgestel en is ’n geskrewe plan vir toekomstige optrede wat uitgedruk word in fisiese, sowel as finansiële eenhede.
• Die gebruik van historiese gegewens, aannames, vooruitskouings en ondervinding is belangrike hulpmiddels vir die opstel van die begroting. Teken aannames met redes aan vir toekomstige verwysing.
• Die bruikbaarheid van die begroting gaan baie afhang van die korrektheid en realisme waarmee die begroting opgestel word.
• Individuele vertakking-begrotings (soos vir mielies) kan opgestel word en dan geďntegreer word in die finale begroting.
• Om ’n kontantvloei-begroting aan die begin van elke finansiële jaar of produksieseisoen op te stel, is noodsaaklik. Die produsent kan dit gebruik vir finansieringsdoeleindes en dit is ’n belangrike meet-instrument om werklike uitgawes te meet.
• Vergelyk werklike uitgawes met begrotingaannames – dit is die beste metode om gevaartekens vroegtydig te identifiseer. Aanpassings kan dan gemaak word en alternatiewe aksies in plek gestel word.
• Neem die vaste koste-struktuur in ag wanneer ’n kontantvloei-begroting opgestel word. (Dit is items soos lone, elektrisiteit en telefoonkoste.) Dikwels word dit geďgnoreer of as onbelangrik beskou, maar dit is hierdie “klein jakkalsies” wat groot skade kan aanrig indien dit nie korrek bestuur en gemeet word nie.
• Beplan ook vir huishoudelike uitgawes en spesifiseer hierdie uitgawes apart van die boerdery.

Die kontantvloei-begroting gee dus vir die produsent ’n duidelike prentjie van hoe hy sy boerdery moet beplan of aanpas, veral gedurende die maande waarin sy finansiële posisie swak is. Dit is egter noodsaaklik dat ’n produsent ’n maklike en bruikbare rekordhoudingstelsel volg om ’n kontantvloei op te stel en te kontroleer.

Hulpmiddels beskikbaar vir finansiële bestuur
• Maak gebruik van rekenaartegnologie. Daar is verskeie sagteware-pakkette beskikbaar wat produsente behulpsaam kan wees met die bestuursfunksie in die boerdery.
• Indien jy nie jou eie rekordhouding doen nie en gebruik maak van ’n boekhouer, kan ’n verslag aangevra word waarmee aankope gekontroleer kan word. Gebruik hierdie intydse inligting om begrotings te vergelyk.
• Skakel in by studiegroepe en vergelyk syfers met mekaar. Hierdeur kan kontantvreters gou uitgewys word en regstellings gedoen word.
• Maak gebruik van kundiges. Senwes beskik oor ’n volledige Landboudienste-span wat behulpsaam kan wees met die finansiële beplanning en ander fasette van die boerdery.
• Kommunikeer gereeld met jou kredietbestuurder en indien daar alternatiewe beplanning nodig gaan wees, bring dit betyds onder sy aandag sodat die nodige aksieplanne in werking gestel kan word.

Elke boerdery is uniek en daar is geen wonderresep wat sukses in finansiële bestuur kan waarborg nie. Die basiese praktyke, hulpmiddels en prosedures is dus van belang, sodat elke ondernemer kan probeer om sy probleme suksesvol te hanteer. Dit is die taak en plig van elke boerderybestuurder wat erns met boerderybestuur het om kennis te dra van die fundamentele beginsels van finansiële bestuur – én om dit te implementeer.

Verwysings:
Boerderybestuur: Finansiële beplanning, ontleding en beheer:
MJ van Reenen en A de K Marais
Die ABC van boerderybestuur: Koos Coetzee
Finansiering en die boer – ’n Finansiële bestuursgids vir boere: Standerd Bank

Ramondé Odendaal is ’n Senior Landbou-ekonoom by Senwes Landboudienste. Vir navrae, stuur ’n e-pos na [email protected]  of skakel haar by (018) 464-7391.